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留守番電話へのスマートな対処とは
個人事務所や個人商店など、職場が無人になりやすいタイプの相手に電話をかけると、留守番電話に切り替わることも多いでしょう。
今日では、直接担当者の携帯電話につながることも多いですが、その分にも留守番電話に切り替わる場面も多いです。
このように、ビジネスシーンでは留守番電話という場面をどのように「気持ち良いものにするか」ということが大切になっています。電話応対のリテラシーの一つとして、留守番電話の活用が大切なのです。
スマートに留守番電話に伝言を残すためには、「要所をつかんだ、短い伝言」にまとめることが何よりも肝要です。
特に、携帯電話の留守番電話では、録音時間が短いため、長々としゃべる余裕はありません。
また、あなたが留守番電話を聞くときのことを考えると、「短く、用件だけを伝えてくれれば、いいのに」というニーズがあることに気づくでしょう。
極論を言ってしまえば、
●「あなたの名前」
●「またご連絡を差し上げます」
の2つだけが伝わればいいでしょう。
もし何か用件を伝える必要があるなら、本当に短くまとめた用件を留守番電話に入れるようにしましょう。
突然、短くまとめるのは大変なので、事前に頭の中にまとめておくとよいでしょう。